HƯỚNG DẪN THỦ TỤC XIN CẤP MÃ ĐƠN VỊ BHXH CHO DOANH NGHIỆP

HƯỚNG DẪN THỦ TỤC

XIN CẤP MÃ ĐƠN VỊ BHXH CHO DOANH NGHIỆP

Cơ sở pháp lý:

+ Luật BHXH số 58/2014/QH13

+ Nghị định 01/2021/NĐ-CP

I. TÌM HIỂU VỀ MÃ ĐƠN VỊ BẢO HIỂM XÃ HỘI DÀNH CHO DOANH NGHIỆP

Theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 01/2021/NĐ-CP:

"Mã đơn vị bảo hiểm xã hội là một dãy số duy nhất được cấp cho các đơn vị, tổ chức  tham gia bảo hiểm xã hội để quản lý việc nộp và chi tiền đóng BHXH giữa đơn vị tham gia và cơ quan BHXH".

Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP: mã đơn vị tham gia BHXH đồng thời cũng là mã số doanh nghiệp và mã số thuế của đơn vị. Tuy nhiên, trên thực tế, hầu hết các cơ quan BHXH vẫn chưa chuyển đổi và áp dụng thống nhất mã đơn vị BHXH và mã số doanh nghiệp, hiện tại các doanh nghiệp khi phát sinh HĐLĐ với người lao động cần thực hiện thủ tục xin cấp mã đơn vị BHXH để thực hiện đóng BHXH cho người lao động.

II. THỜI HẠN XIN CẤP MÃ ĐƠN VỊ ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP

Theo Điểm a, Khoản 1 Điều 99 Luật BHXH năm 2014: 

" 1. Việc giải quyết đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu như sau:

a) Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động nộp hồ sơ quy định tại Khoản 1 Điều 97 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội"

Như vậy, Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký và xin cấp mã đơn vị BHXH trong khoảng thời gian không quá 30 ngày sau khi ký kết các HĐLĐ hoặc HĐ làm việc. Sau khi được cấp mã BHXH đơn vị mới có thể thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH và thực hiện các giao dịch với cơ quan BHXH.

III. THỦ TỤC XIN CẤP MÃ ĐƠN VỊ BHXH ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP

1. Thành phần hồ sơ

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS)
• Bản sao y chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS)
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS)

Lưu ý: Doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm các Giấy tờ như: Hợp đồng lao động, bản sao y chứng thực Hộ Khẩu, căn cước công dân của người lao động để làm căn cứ thông tin đăng ký BHXH.

2. Nộp hồ sơ

Sau khi chuẩn bị đầu đủ thành phần hồ sơ, Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến cơ quan BHXH cấp quận, huyện nơi công ty đặt trụ sở chính theo các phương thức sau (nên liên hệ với cơ quan BHXH trước khi nộp hồ sơ, do tùy cơ quan BHXH sẽ có phương thức nhận hồ sơ khác nhau):

+ Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

+ Nộp hồ sơ xin cấp mã đơn vị BHXH trực tuyến qua các phần mềm kê khai BHXH điện tử (sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký xác thực) hoặc tại Cổng giao dịch điện tử Bảo hiểm xã hội.

3. Nhận kết quả

Doanh nghiệp nhận kết quả qua địa chỉ email đã đăng ký hoặc thư gửi về địa chỉ trụ sở công ty. Trong Khoảng thời gian 1-7 ngày làm việc, nếu hồ sơ đúng theo quy định cơ quan BHXH sẽ cấp mã đơn vị BHXH cho Doanh nghiệp, nếu hồ sơ cần sửa đổi bổ sung, Cơ quan BHXH hướng dẫn để Doanh nghiệp sửa đổi bổ sung hồ sơ.

Sau khi Doanh nghiệp có mã đơn vị BHXH, Doanh nghiệp có thể thực hiện các nghiệp vụ BHXH.

Để thực hiện các nghiệp vụ BHXH, Doanh nghiệp có thể đăng ký tài khoản trên Cổng giao dịch điện tử Bảo hiểm xã hội. > Đối với Doanh nghiệp dưới 10 Lao động. Đối với Doanh nghiệp có số lượng lao động nhiều hơn 10 lao động - Doanh nghiệp nên sử dụng dụng phần mềm của các tổ chức cung cấp dịch vụ IVAN như:  VNPT-CA, VINBHXH, MISA, VIETNAM POST,...

Mong rằng với những hướng dẫn trên, Quý Doanh nghiệp có thể hiểu về mã đơn vị bảo hiểm xã hội và có thể tự thực hiện hồ sơ xin Mã đơn vị BHXH.